Digitale Lösungen prägen Gegenwart und Zukunft. Im Rahmen des SW-Digitalisierungspakets werden bei der SW kräftig die technischen Hebel in Bewegung gesetzt. Die Buchhaltung wird digital abgewickelt. Das spart Klientinnen und Klienten Zeit und damit Geld. Der SW-Digitalisierungsbeauftragte Michael Janisch verrät warum. 

In der SW kommen seit Anfang des Jahres alle Klientinnen und Klienten in den Genuss der digitalen Buchhaltung. Bestehende Klientinnen und Klienten werden Schritt für Schritt auf die digitale Buchhaltung umgestellt. Es herrscht aber kein Digitalisierungszwang, d.h. nach außen bleibt alles wie bisher. 

Michael Janisch, SW-Digitalisierungsbeauftragter, erklärt: „Wir haben einen Dokumentenscanner, mit dem wir im Fall des Falles Belege unserer Klienten scannen können. Viele scannen bereits selbst. Die OCR-Software unseres Buchhaltungsprogramms läuft im Hintergrund, liest Text und Zahlen aus den Belegen heraus und kann dadurch in weiterer Folge über die Suchfunktion Belege zu bestimmten Parametern wiederfinden.“ 

Die Digitalisierung ist sowohl für Klientinnen und Klienten, als auch für das SW-Team eine große Erleichterung. Es muss nicht sofort auf die digitale Version übergesprungen werden, jedoch knnen sich die Klientinnen und Klienten langsam daran gewöhnen und Gefallen daran finden. Für das Team selbst hört die Zettelsucherei auf und der Buchhaltungsprozess ist schneller und einfacher.

Das SW-Digitalisierungspaket im Überblick

Michael Janisch ist der Digitalbeauftragte der SW-Familie. Er erzählt welche Vorteile und welchen Nutzen das SW-Digitalisierungspaket mit sich bringt und wie Klientinnen und Klienten diese Vorteile richtig nutzen können.

Welche Vorteile bringt das innovative Digitalisierungspaket?

Eine digitale Buchhaltung ist nicht nur für die Klientinnen und Klienten, sondern auch für die SW-Mitarbeiter eine Entlastung. Die Belege müssen nicht mehr ausgedruckt, gelocht und persönlich übermittelt werden. Die Belege werden in der Belegbox im Klientenportal vollständig und digital abgelegt.

Was, wenn ich keine PDF-Rechnungen habe?

Schnell ein Smartphone zur Hand nehmen, eine Scan-App herunterladen und schon ist das Problem gelöst. Ein Foto mit richtiger Belichtung und eine gute Fotoqualität sind jedoch erforderlich. Im Klientenportal findet sich ein RZL Belegscan, welcher empfohlen wird, damit der Zwischenspeicherschritt entfällt. Die Belege, welche mit dem Smartphone gescannt werde, landen direkt in der eigenen Belegbox im Klientenportal.

Wie kann ich alle Vorteile des Digitalisierungspakets der SW nutzen?

1. Die Belege sollen im PDF-Format übermittelt werden, so können Post- und Druckkosten eingespart werden. Wenn die Belege im Papierformat vorbeigebracht werden, dann sollte allerdings auf Heftklammern verzichtet werden.

2. Elektronische Kontoauszüge der Geschäftskonten im Format CSV oder CAMT übermitteln oder eine datenschutzkonformen Lesezugriff auf das betriebliche Bankkonto bereitstellen lassen. Dann werden die CAMT-Dateien in die Buchhaltungssoftware von uns eingespeist. Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.

3. Alle Unterlagen in der bereitgestellten Belegbox am Klientenportal hochladen. Dort werden die Belege sortiert nach den bekannten Belegkreisen u. a. Kassa, Bank, Ausgangs- und Eingangsrechnung, abgelegt.

Weitere Informationen finden Sie in unserer SW-Zeitung, welche Sie sich gerne kostenlos bei uns bestellen können.